Cuando se empezaron a crear los primeros software de contabilidad, las Pymes y autónomos eran un tanto reacios a utilizarlos porque pensaban que no cumplían todos los requisitos necesarios para llevar bien las cuentas del negocio. Los empresarios siempre habían delegado esa labor en profesionales cualificados, gestorías de confianza y otros recursos para tener todo en orden y saber el estado de sus cuentas en todo momento. Como sabemos, las innovaciones tecnológicas necesitan tiempo para instaurarse, tanto a nivel técnico como también en la mente de los usuarios que han estado utilizando otros métodos durante muchos años.
Los principales requisitos que se pedían a los programas de contabilidad eran bastante exigentes para un producto que acababa de salir al mercado. Los usuarios demandaban, entre otras cosas, que fuera Multi-Empresa, Multi-Usuario que permitiera el trabajo por internet, que tuviera varios niveles de seguridad (tanto para la administración como para usuarios), que permitiera la ejecución de backups de manera rápida y sencilla, que se pudieran integrar a posteriori otros módulos necesarios para el control del negocio como pueden ser módulos de facturación, cuentas por pagar, inventarios, etc, que el programa pudiera elaborar automáticamente la partida de cierre anual, que todos los reportes se pudieran descargar en el paquete Office o en PDF, que se pudiera administrar múltiples centros de costos y gastos, que tuviera capacidad para soportar el peso de la información contable y la carga de transacciones diarias, que contara con material de apoyo para utilizar correctamente el programa y conocer todo lo que se puede hacer con él y que fuera compatible con los sistemas operativos del momento.
Esto a grandes rasgos es lo que todo empresario o autónomo deseaba hace años para su programa de contabilidad, pero luego, de manera más específica, que tuviera un plan de cuentas adecuado que permita la creación, modificación y eliminación de cuentas bancarias, que puedan consignar aperturas de centros de costo, que se puedan consultar saldos y detalle de cada cuenta, que no haya límite de caracteres al ingresar los conceptos y que exista un proceso de verificación de inconsistencias y que se pueda ver la concentración de registros de cada mes.
Pero había algo que preocupaba especialmente a los empresarios de hace años y era la impresión de informes sobre las cuentas de su empresa. En aquella época se utilizaba el papel para todo y la impresión de informes, gráficos y estadísticas era muy importante. Querían que el programa les proporcionara un balance general mes a mes y acumulado, un balance de comprobación con parciales y totales, un estado de pérdidas y ganancias de todos los meses, acumulado y que permitiera una comparativa de cada mes y con el presupuesto anual. También que tuviera un estado de resultados por centro de costos con el mismo procedimiento: mes a mes, acumulado y con comparativas de todos los meses del año y con el presupuesto anual.
Hasta aquí todo lo que los empresarios y autónomos le pedían a un software para contabilidad. Si lo pensamos bien tampoco son muchos los requisitos exigidos, sin embargo algunos programas se quedaban cortos y eso hacía que los usuarios siguieran reacios a utilizarlos. Preferían quedarse con sus contables de toda la vida y con sus gestorías. Sin embargo en tan sólo una década el progreso tecnológico ha sido tan importante que todas esas cosas nos parecen tan alejadas como si fueran de otro siglo.
Ahora podemos encontrar incluso un programa de contabilidad para Pymes, totalmente específico para ellas, diseñado y pensado sólo para su uso. Pero la mayor revolución se produce cuando el programa se puede utilizar online, sin depender de nuestro ordenador para almacenar los datos ni tener que llevarlo encima siempre. La contabilidad online es un salto exponencial muy importante ya que permite el uso de diferentes dispositivos (tablet, portátil, smartphone, smart TV, etc), no estamos condenados a usar el mismo ordenador. Aparte de saber que todos los datos importantes de la empresa están en la nube y siempre se puede acceder a ellos desde cualquier lugar del mundo y con cualquier aparato electrónico. No dependemos de una copia de seguridad, un disco duro o cualquier elemento susceptible de perderse o hacer que todos nuestros datos se volatilicen.
Por otro lado, las prestaciones que la plataforma online presta al usuario son infinitamente mayores que los primeros programas de contabilidad. Ahora las aplicaciones suelen tener un programa de facturación online incorporado para gestionar todas las facturas y tener un recuento efectivo de las facturas pagadas, impagadas, vencidas, canceladas, etc. Sin duda este servicio es de gran valor para tener una visión clara del aspecto administrativo que es tan importante para las pequeñas empresas y profesionales independientes.
En cuanto a la gestión de cuentas, programas como Contamoney, te ofrecen la posibilidad de importar automáticamente los movimientos de diferentes cuentas bancarias e introducir los datos dentro de los flujos financieros que el sistema ya tiene memorizado de la empresa. De esta forma cualquier cambio en las cuentas se refleja inmediatamente y tenemos una actualización automática de todos los movimientos. Sin duda, las Pymes y autónomos están de enhorabuena con estos programas de contabilidad que permiten llevar un control exhaustivo de todas las cuentas. Esperamos contribuir a esta evolución de la contabilidad online en el futuro.
